В случае, если ваша компания уже определилась в потребности организовать надежное хранилище для цифровых документов, но еще не разобралась с тем, с чего начать, предлагаю разобраться в том, какие типы хранилищ представлены сегодня на рынке, и чем они отличаются друг от друга..

Полина Дуйкова

Руководитель направления СЭД/ЕСМ департамента бизнес решений

«Единый электронный архив

Создание единого электронного архива дает возможность максимально перевести работу с документами организации в электронный вид. В хранилище стекаются все документы из различных информационных систем, существующих в компании, что позволяет облегчить доступ к ним и стандартизировать сервисы работы с контентом. Оперативный архив выполняет ряд функций, в числе которых классификация, типизация и каталогизация электронных объектов, проверка корректности входящих документов, обеспечение целостности и подлинности электронных объектов в течение всего срока хранения, расширенный поиск документов, экспертиза сохранности и ценности, архивное делопроизводство, формирование отчетов и многое другое.

При этом, стоит понимать, что «просто сложить» все документы в электронный архив не получится, надо выстраивать процессы по работе с ними. Даже по документам, которые создаются вне регламентированных процессов, придется прививать пользователям привычку создавать и искать документы в системе. Исключение составляет миграция ранее созданных документов из старой системы, из файлов, сканированием - их можно «просто перенести».

Долговременный архив

Те файлы, которые, согласно законодательству, должны храниться более десяти лет, передаются в долговременный архив. Такие решения обеспечивают централизованное длительное хранение документов с контролем целостности и юридической значимости, а также комплексную автоматизацию процедур архивного делопроизводства. С их помощью может также осуществляться управление хранением бумажных документов. Их оригиналы при этом хранятся в архивохранилищах. При необходимости возможна оцифровка бумажных документов и хранение скан-копий.

Так как данные в долговременных архивах хранятся десятилетиями, их легитимность должна регулярно подтверждаться – для этого существуют так называемые «штампы времени». Это специальный электронный документ, подписанный электронной подписью, который помогает подтвердить факт существования документа, наличия и действительности поставленной на нем ЭП в момент постановки штампа. Эти данные постоянно актуализируются с помощью перештамповки. Таким образом, если у организации возникнет потребность сослаться на какой-то документ, оспорить указанную в нем информацию будет невозможно, даже если он пролежит в архиве все 75 лет.

Финансовый архив

В любую компанию ежедневно поступают различные финансовые и договорные документы. С ростом их количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного предоставления документов, несвоевременный же ответ на запрос чреват штрафными санкциями.

Внедрение финансового архива помогает обеспечить централизованное и надежное хранение финансово-хозяйственных и договорных документов, оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, быстрый поиск документов по различным критериям, а также осуществлять контроль полноты и целостности архива. Такие решения позволяют работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Доступ к документам при этом может быть предоставлен высшему руководству, сотрудникам бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Работа в комплексе

Описанные выше типы архивов могут эффективно работать по-отдельности: каждый из них выполняет свою функцию и позволяет решить определенные задачи компании. Для полного же покрытия задач оперативного и архивного хранения информации лучше всего использовать их в комплексе. То есть, после завершения работы с документами в системах-источниках, они могут быть выгружены на оперативное хранение. И уже в рамках решения «Долговременный архив» будут сформированы необходимые дела для передачи документов на архивное хранение.

Большинство заказчиков осознают важность создания единого цифрового пространства, внутри которого будет храниться информация компании, и склоняются именно к такому комплексному подходу.

«Умные» архивы

Для повышения эффективности системы архивов могут использоваться дополнительные сервисы, основанные на инструментах, применяющих алгоритмы машинного обучения и искусственного интеллекта. Они облегчают выполнение рутинных операций в информационных системах компании (ECM, ERP, CRM и т.п.), например, обработку документов для их классификации, извлечения значимых данных, автоматической маршрутизации и регистрации.

Сервисы обрабатывают как объекты, содержащие текст, так и документы без текстового слоя (например, отсканированные документы). С их помощью можно извлечь текстовый слой из документов любых форматов или извлечь значимые данные из текста (например, дату и номер договора). Они помогают классифицировать документы, определять наличие и координаты печатей и подписей на документах и многое другое.

Применение «умных» технологий в системах электронного документооборота и архивного хранения позволяет существенно упростить работу с данными в компании.»

Узнайте больше у наших специалистов

info@softline.tm

+993 12 94 5959